安顺学院后勤处档案管理制度

作者: 时间:2014-06-18 点击数:

为了切实做好后勤处档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,现就后勤处档案管理工作做如下规定:

一、后勤处档案,是指学校、后勤处在教学、行政管理、后勤保障以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、后勤处档案由办公室负责保存。负责对各类档案资料接受、整理、分类、签订、统计、保管工作。

三、处办公室负责编制检索工具,按统一编码,目录编制,年终汇总。

四、后勤处档案由办公室安排兼职人员负责档案的收集、整理和移交工作,各科室档案分类整理后交办公室汇总。

五、建立和完善归档制度,做好档案移交和接收工作。

1、凡是反映学校和后勤处各项工作活动的有保存价值的各种载体形式的文件材料,必须归档,并按规定向学校档案室移交,集中管理,任何人不得据为己有。

2、各职能科室的文件材料按年度归类,一般在次年的第二季度完成,最迟不超过六月底。

六、借阅档案应遵循如下规定:

1、凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和规范后,可阅、摘录和复制。

2、为保证档案的完整和安全,利用者一般应在档案室阅览,经批准后方可摘录、复制,不得擅自摘录、复制。利用者应爱护和妥善使用,不得在上面划线条,做标记,不到涂改、沾污、拆散,档案未经允许不得携带外出。、

3、凡查阅秘密级档案,需经处长批准,个人不得查阅涉及本人有关问题的档案;如确需查证某一问题可通过有关职能部门解决。

七、后勤处档案工作接受学校档案馆管理。

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